بهترین پیشنهاد برای برگزاری جلسات کاری موثر 

اگر میخواهید تا جلسات کاری خود را به گونه اي موثر انجام دهید می‌توانید از پیشنهادهایی که ما در زیر به شما معرفی نموده ایم بهرمند شوید.ما از 10 کارآفرین پیروز جهان پرسیده ایم که چه کار خاصی انجام میدهند تا تکراری ترین کار جهان یعنی جلسات کاری و قرارهای ملاقات، بیشترین بازدهی را داشته باشند. پاسخ انها را در ادامه میخوانید.

1. از گذشته برنامه ریزی کنید

بهتر هست از یک هفته گذشته برنامه ریزی هاي تان درمورد جلسه را انجام دهید. از کارمندان مربوطه بخواهید که از پیش ایده هاي شان را در این اساس مطرح کنند. به آن ها فرصت کافی دهید که در مورد این موضوع فکر کنند، نظرات شان را به شما اعلام کنند؛ اما در ادامه طبق برنامه ریزی تان پیش بروید.تی.جی.آلن، مالک شرکت Ageless Fitness

2. رویکردی جامع داشته باشید

ما از اصول جامعه سالاری (سوسیوکراسی) بهره گیری می‌کنیم تا ارزش بیشتری به جلسات مان ببخشیم. جامعه سالاری رویکردی مبتنی بر تکیه بر آرای عمومی در هنگام تصمیم گیری، مدیریت کارآمد، ارزیابی متداوم و توسعه سازمان هست.(آبشیک گوپتا، مشاور فنی شرکت «پژوهش هاي خلاقانه و نوآورانه» در هندوستان

3. بایستید

جلسات را به صورت کوتاه و ایستاده برگزار کنید. ما هر روز سر ساعت 9 صبح جلسه اي به شکل ایستاده برگزار میکنیم که در آن همۀ اعضا یک به یک هدف آن روزشان را بیان می‌کنند. به علت اینکه همه ي ایستاده اند، انرژی بیشتری در فضا موج میزند و جلسه سریع تر پیش می‌رود. معمولا جلسه پس از 15 دقیقه به پایان میرسد.ادی عمر، مشاور شرکت Lead Gen Expert سنگاپور

4. یادداشت برداری کنید

همه ي وقت شخصی را مسئول یادداشت برداری از برنامه ها کنید؛ در واقع فراموش نکنید که برای هر کدام از جلسات، صورتجلسه تهیه کنید. اینکه چه کسی میخواهد در چه زمانی چه کاری را انجام دهد یادداشت کنید. سپس از مسئول جلسه بخواهید که نسخه اي از یادداشت هایش را به شما و بقیه بدهد. اینکار باعث می‌شود که همه ي چیز به خوبی پیش برود و جلسات معنادار شوند.(سندی دنیلوویتز، بنیانگذار و مدیرعامل The Health Engine، تورنتو)

5. پاکسازی کنید

من همۀ وقت} از افرادی که باید سر جلسه حاضر شوند می‌خواهم که دغدغه ها و مشکلات شان را روی کاغذ بنویسند و به من بدهند. اسم اینکار را پاکسازی گذاشته ایم! بدون پاکسازی همۀ در طول جلسه نگران مشکلات خودشان میباشند اما پاکسازی تمرکز بیشتری به انها می بخشد.(دیلان تی. دانکیست، مشاور تحقیقاتی شرکت Canadian Sport)

6. وظایف هر کدام از کارمندان را کاملا مشخص کنید

در شرکت ما همۀ افراد وظایف و و برندهای شان را روی تابلویی می‌نویسند. سپس همۀ دور هم جمع می‌شویم و برنامه ها را یک به یک میخوانیم. گاهی اوقات فقط با خواندن برنامه ها متوجه کم اهمیت بودن یا مهم بودن بعضی برنامه ها میشویم.(کلیف هاروی، بنیانگذار شرکت Holistic Performance نیوزیلند)

7. بپرسید و گوش دهید

من دوست دارم کارهایم را طبق برنامه پیش ببرم اما این موضوع همه ي وقت امکان‌پذیر نیست. شغل ما در اساس فناوری اطلاعات هست. اگر مشتری در مورد موضوعی مرتبط به مشکل خورده باشد، از او میخواهم که دقیقا مشکلش را به ما بگوید و سپس سعی میکنم بر اساس نیازش راه حل خوبی به او توصیه کنم.(مایک پرز، بنیانگذار و مدیرعامل With Perez، نیویورک)

8. در هنگام ناهار جلسه بگذارید

موثرترین جلسات ما زمانی شکل می‌گیرند که طبق این فرمول برگزار شود. بیش از پنج نفر در جلسه نباشند و جلسه هنگام ناهار شکل بگیرد. زمانی که فقط افراد کلیدی در جلسه حضور داشته باشند، تمرکز افراد حفظ می‌شود و زمان به خوبی می گذرد. ناهار خوردن در کنار یکدیگر باعث رفع استرس ناشی از جلسه میشود.

همین طور احتمال اینکه همۀ افراد مورد نظرتان در جلسه حضور پیدا کنند هم اکثر میشود.(پزشک نعیم درید، پژوهشگر بالینی دانشگاه پاریس VII، پاریس)

9. موضوعات را محدود کنید

 به گزارش پارس ناز من و گروه کاری ام هر روز جلسه اي به مدت 30 دقیقه برگزار میکنیم. این موضوع باعث می‌شود که جلسات به نحوی برگزار شوند که فقط موضوعات مهم مورد بررسی قرار گیرند و دستورالعمل هایي مشخص برای شان تهیه شود. به لطف این جلسات، توانایی سوال پرسیدن افراد گروهم افزایش پیدا کرده هست و انها یاد گرفته اند که چگونه سوالات مهم و تاثیرگذاری مطرح کنند.(جیسون لنگشتورف، Bearstone)

10. سر اصل مقاله باقی بمانید

وقتی که موضوع بحث دارد به حاشیه کشیده میشود و کارآیی خود را از دست می‌دهد، ممکن هست افراد نتوانند آن را به درستی به پایان برسانند. این مدیر یا مسئول جلسه هست که باید تذکر دهد که موضوعات اخیر بعدا مورد بررسی قرار خواهد گرفت. پس از جلسه ، مدیریت تعیین می‌کند که مسئله مورد نظر باید از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا جلسه اي دیگر بررسی شود.