رفتار مناسب در مقابل بازخوردهای منفی مدیران 

وقتی از جانب مدیر با یک رفتار منفی مواجه میشوید باید رفتار درست را در مقابل وی انجام دهید تا همه ي چیز به آرامی تمام شود. بازخورد گرفتن از جانب مدیر یا سرپرست مافوق نه تنها اجتناب ناپذیر هست بلکه لازمه رشد و پیشرفت نیز می باشد. یک ضرب المثل انگلیسی میگوید: «بازخورد صبحانه قهرمانان هست.» با این وجود بازخورد گرفتن کار آسانی نیست

زیرا ما به طور طبیعی در مقابل انتقاد واکنش نشان میدهیم حتی اگر مطمئن باشیم فرد انتقاد کننده با نیت خیر به ما بازخورد داده هست.خانم جن هو از نویسندگان مجله دانشگاه هاروارد استعاره جالبی را برای بازخورد به کار برده هست. ایشان عنوان میکند که بازخورد هر چقدر هم به شکل اصولی و درستی ارائه شود برای فرد گیرنده شبیه مشتی هست

که به شکم او زده میشود. وقتی به شکم ما مشتی بخورد به سرعت و به طور طبیعی خود را جمع و حالت دفاعی به خود می‌گیریم.با در نظر گرفتن تمام این موارد باید به دنبال راه هایي باشیم که هنگام دریافت بازخورد از مدیران مافوق حالت دفاعی خود را به پایین ترین میزان برسانیم و بیشترین بهره را از بازخورد ببریم. در ادامه به چند اقدام مهم در این اساس اشاره می‌کنیم:

جلوی هرگونه واکنش سریع را بگیریم

زمانی که بازخورد دریافت می‌کنیم، بخش آمیگنال در مغزمان هدف قرار می‌گیرد. آمیگنال بخشی از سیستم لیمبیک هست که زمانی که ما با خطری مواجه میشویم، به ما پیغام میدهد که بمانیم یا فرار کنیم. متاسفانه ممکن هست مغز، بازخورد را تهدید به حساب آورد و برای محافظت کردن از ما، فرمان تصویر العمل سریع صادر کند.

مسئله اینجاست که مشکل در وهله اول، رفتاری بوده که باعث مطرح شدن آن بازخورد شده، ولی مغز از تحلیل این فرآیند ناتوان هست. بنابراین باید تمام تلاش خود را به خرج دهیم که در میانه راه، حرف فرد بازخورد دهنده را قطع نکنیم و اجازه دهیم پیام او به اتمام برسد. سپس می‌توانیم به دنبال پاسخ باشیم. حفظ خونسردی در زمان بازخورد گرفتن مهارتی هست که اگر آن را یاد بگیریم، کارآیی بالاتری خواهیم داشت.

بگوییم «متشکرم»

زمانی که پیام فرد بازخورد دهنده به اتمام رسید، قبل از هر کاری، نفس عمیقی بکشید، به او لبخند بزنید و بگویید متشکرم. در هر صورت این فرد برای شما اهمیت قائل شده و وقت گذاشته و همین کافی هست برای اینکه با یک تشکر زبانی پاسخ وی را بدهیم. به علاوه، من به شما قول می‌دهم که این عمل تاثیر بسیار زیادی روی مکالمه شما با مدیر یا سرپرست تان خواهد داشت.

با یک بازخورد همه ي چیز زیر سوال نمی‌رود

زمانی که یک بازخورد منفی به ما داده می‌شود، تمایل طبیعی و ناخودآگاه این هست که آن را یک تخریب شخصیتی کامل به حساب آوریم. برای مثال زمانی که به ما گفته میشود «دیر به سر کار می‌آیید»، انچه که ما می‌شنویم این هست که «همۀ وقت} دیر به سر کار می‌آیید» بنابراین به سرعت به دنبال روزهایی می‌گردیم

که نه تنها به موقع بلکه زودتر از ساعت کاری در محل کار حاضر شده ایم. دقت داشته باشید که بازخوردی که به شما داده شده بود، یک بازه زمانی خاص را شامل می شد و نباید آن را به تمام روزها تعمیم می دادید.توصیه من این هست که ابتدا بازخوردی راکه به شما داده شده بنویسید. سپس هر چیزی راکه در مورد آن بازخورد از نظر شما اشتباه هست بنویسید.

در انتها آن چه راکه از نظرتان مثبت هست، یادداشت کنید. با این روش دیدن خواهید کرد که فرد بازخورد دهنده قصد تخریب شما و شخصیت تان را ندارد.

آیا بازخوردهایی که می‌گیرید روند منظمی دارد؟

دقت نکردن به بازخورد و گذر کردن از کنار آن کار ساده اي هست. اما قبل از اینکه اینکار را انجام دهیم بهتر هست لحظه اي تأمل کنیم: آیا این بازخورد را قبلا نیز دریافت کرده ایم؟ آیا مورد مشابهی وجود داشته هست؟ اگر برای نخستین بار هست که این بازخورد منفی را دریافت کرده ایم می‌توانیم نسبت به آن بی اعتنا باشیم

(هر چند من معتقدم که حتی همین یک مورد را نیز نباید مورد بی توجهی قرار داد) ولی اگر با بررسی قبل به الگویی از بازخوردهای نمونه دست یافتیم حتما لازم هست عمیق تر و جدی تر به موضوع فکر کنیم.

با اشتیاق گوش دهید و سوال بپرسید

صدای درون مان را لحظه اي ساکت کنیم و از خود بپرسیم چرا این فرد به این شکل در مورد من فکر میکند؟ فراموش نکنیم که بازخورد، پاسخ به مشکلی هست که ما شاید تا آن لحظه تشخیص نداده ایم. بنابراین آن را فرصتی برای بهبود و پیشرفت ببینیم. پس از آن که پیام فرد بازخورد دهنده را دریافت کردید از سوالات زیر بهره گیری کنید: (برای مثال فرض کنید مدیر شما درمورد بی توجهی شما در جلسه تیم فروش به شما بازخورد میدهد.)

– من در طول جلسه کاملا گوش می‌کردم. با این وجود می‌توانم خواهش کنم بگویید چه زمانی این تصور به ذهن شما آمد؟

– منظور شما از … دقیقا چه چیزی هست؟

– در کدام جلسات یا شرایط دیگر رفتار مشابهی را از من دیده اید؟

– برای آن که در آینده تغییری در این رفتار ایجاد شود، چه توصیه مشخصی دارید؟

– برای مرحله بعدی چه توصیه اي برای من دارید؟

 به گزارش پارس ناز بازخورد گرفتن را فرصتی برای اصلاح و رشد بدانیم. هر چند خیلی از مدیران ما نحوه درست بازخورد دادن را نمیدانند. آن ها نیز باید در این اساس آموزش ببینند اما مهم این هست که بدانیم بازخورد فرصتی برای یادگیری هست. بدون آن که برای آن وقت و هزینه اي صرف کرده باشیم.