بر اساس مکتوبات دبرا فاین نویسنده کتاب هنر مکالمات کوتاه ، توانایی برقراری ارتباط با دیگران از طریق گفتگوهای کوتاه میتواند شما را به جاهای بالایی برساند.

فاین در گذشته یک مهندس خجالتی بوده و در سمینارها و همایش ها در مکانی پنهان میشده تا با دیگران برخوردی نداشته باشد و مجبور نشود که با آنها صحبت کند اما در حال حاضر او یک سخنران حرفه ای است و معتقد است که قابلیت برقراری ارتباط با دیگران یک امر کاملاً اکتسابی است و راهکارهای زیر را برای برقراری یک مکالمه کوتاه، مختصر و مفید پیشنهاد میکند :

» زمانیکه آماده ملاقات با شخصی میشوید، چند مطلب مشترک را در ذهن داشته باشید تا در مورد آنها صحبت کنید و همچنین چند سؤال نیز در ذهن داشته باشید تا آنها را مطرح کرده و طرف مقابل را نیز به صحبت کردن وا دارید.

اگر شخص مقابل را قبلاً ملاقات کرده اید، سعی کنید چیزهایی که از او به یادتان مانده را به میان بکشید مثلاً علاقه مشترکتان به یک ورزش خاص، یا عضویت مشترک در یک مرکز خیریه و …

» اولین فردی باشید که میگوید : سلام ؛ اگر مطمئن نیستید که طرف مقابل شما را به درستی به جا می آورد یا نه، خودتان را معرفی کرده و اسمتان را بگویید تا فشار و استرس کمتری را متحمل شود.

به عنوان مثال اینطور عمل کنید: اقا یا خانم … من …. هستم و از دیدن شما خوشبختم و لبخند یادتان نرود و زمانیکه فردی را ملاقات میکنید، حتماً با او دست بدهید.

» در زمان معارفه دقت کافی داشته باشید و سعی کنید نام ها را به خاطر سپرده و در طول مکالمه به تکرا از آنها استفاده نمایید.

» با بیان یک عبارت متداول کاری کنید تا طرف مقابل به صحبت کردن ادامه دهد و در نهایت هم یک سؤال کلی از او بپرسید.

» با توجه به حرف های او و نشان دادن واکنش های مثبت از طرف مقابل پشتیبانی کرده و تمام حواس خود را به وی معطوف کنید.

در تمام طول گفتگو ارتباط چشمی را برقرار نگهدارید و هنگامیکه فرد در حال صحبت کردن با شماست سر خود را به این طرف و آن طرف نچرخانید و قسمت های دیگر اتاق را نگاه نکنید.

»  بیشتر از آنکه حرف بزنید، گوش کنید و شنونده خوبی باشید.

» چیز جالبی برای ارائه دادن در دست داشته باشید ؛ سعی کنید دانش خود را همواره به روز نگه دارید و از وقایع و اخبار جدید با اطلاع باشید.

آگاهی از اخبار و وقایع فرهنگی میتواند به شما کمک کند تا راحت تر با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید.

میتوانید سر صحبت را با جمله هایی به این شرح باز کنید : نظر شما در مورد ….. چیست؟ و یا  شنیده اید که ….؟ از موضوعات منفی و بحث برانگیز پرهیز کنید و وارد جزئیات مسائل شخصی او نشوید.

» اگر قصد دیدن شخص خاصی را دارید، بهترین راه این است که از یکی از آشنایان آن فرد تقاضا کنید تا شما را به او معرفی کند ؛ از یک دوست دو جانبه بخواهید تا این افتخار را نصیب شما کند.

» اگر کسی کارت ویزیت خود را به شما تعارف کرد، آنرا به عنوان یک هدیه قبول کنید و با هر دو دست آنرا بگیرید و مدتی به آن نگاه کنید و چیزهایی که روی آن نوشته شده است را به دقت بخوانید.

وقتی خواندن تمام شد، آنرا در جیب کت و یا کیف دستیتان قرار دهید تا با این کار نشان دهید که برایتان ارزشمند است.

» مراقب ژست و پرستیژ خود باشید ؛ افرادیکه بیش از اندازه احساس راحتی میکنند، موجبات ناراحتی دیگران را فراهم می آورند و از سوی دیگر اگر راحت نبودید باز هم اعتماد به نفس خود را حفظ کرده و خود را آرام و موقر نشان دهید.

» پیش از آنکه در گفتگویی که تازه به آن پیوسته اید، شرکت کنید، ابتدا برای مدتی گوش دهید و جوانب مختلف آن را در نظر بگیرید ؛ مطئمناً دوست ندارید که با صحبت های نابجا فرصت های استثنایی را پایمال کنید.

» راه های فراری هم برای خود و هم برای طرف مقابل بگذارید ؛ به عنوان مثال : من باید همین حالا به کار یکی از مشتری هایم رسیدگی کنم و یا من وقت نکردم نهار بخورم به همین خاطر باید یک سر به بوفه بزنم و … را عوض کنند.

اما در چه زمانی باید از یک مکالمه بیرون آمد؟

باید کاری کنید که ابتدا تاثیر مناسبی بر روی فرد مقابل بگذارید و همچنین کاری کنید که به دنبال شما بیایند به همین دلیل میبایست باهوش و مختصر عمل کرده و آنها در انتظار بگذارید.