قبل از آن‌كه آنها را مقایسه كنیم، به‌یاد داشته باشید Outlook.com قصد ندارد جای اوت‌لوك ویندوز را بگیرد. گرچه همانند جی‌میل می‌توانید از آن برای مدیریت چند حساب ایمیل استفاده كنید، ولی نمی‌تواند فایل‌های PST اوت‌لوك را در خود نشان دهد.

واسط درست است كه از روی جلد یك كتاب نمی‌توان درباره محتوای آن قضاوت كرد، ولی جی‌میل تقریبا بدشكل‌ترین سرویس ایمیل در جهان است. هركسی كه برای اولین بار با آن كار كند ممكن است به‌ دلیل طرح‌بندی به هم‌ ریخته، نوار كناری گیج‌كننده و طراحی‌ای كه بشدت روی متن استوار است، آن را كنار بگذارد. پیدا‌كردن مسیری كه می‌خواهید در جی‌میل بروید، كار چندان سختی نیست، ولی درعین‌حال موردپسند هم نیست.

در طرف دیگر Outlook.com كه از فونت‌های بزرگ‌تر برای ترسیم بخش‌های نوار كناری و سرنوشته‌های پیام‌ها استفاده كرده است، به‌نظر جذاب‌تر می‌رسد. می‌توانید بسرعت بین یك دوجین طرح‌های رنگین یكی را انتخاب و شكل آن را عوض كنید.حتی تبلیغات اوت‌لوك آنلاین هم باوجود تصاویر كوچك كه درزمان ورود ماوس به محدوده آنها ظاهر می‌شود، زیباست و توجه شما را به خود جلب می‌كند. جی‌میل كماكان به استفاده از تبلیغات متنی بدون پس‌زمینه مناسب برای جدا‌كردن آنها از محتوای جعبه دریافت، ادامه می‌دهد.

از لحاظ بهره‌وری نیز Outlook.com توانسته است با عملیات تك‌كلیكی مانند حذف‌ پیغام‌ها و همچنین علامت‌زدن آنها به‌عنوان خوانده نشده، گوی سبقت را از جی‌میل (كه برای انجام این كارها به دو یا سه كلیك نیاز دارد) برباید.جستجو اگر می‌خواهید ایمیل‌های قدیمی یا غیرضروری را پاك كنید، در صورتی كه صدها پیغام در جعبه دریافت شما باشد یك كار سخت را پیش رو خواهید داشت. چگونه می‌خواهید در این حجم ایمیل‌ها به یك ایمیل خاص دسترسی پیدا كنید؟ مشخصا با یك موتور جستجو.

وب‌سایت اوت‌لوك اصول این كار را بخوبی پوشش می‌دهد. شما می‌توانید یك كلمه كلیدی را در فیلد جستجو تایپ كنید یا با استفاده از گزینه جستجوی پیشرفته، ارسال‌كننده، موضوع، فولدرها، تاریخ و… را نیز به جستجوی خود اضافه كنید و در كمترین زمان، جواب بگیرید.البته همه ما از محصول گوگل انتظار داریم در این زمینه پیروز مطلق باشد.

سازماندهی ایمیل استفاده از جعبه دریافت‌ها به‌عنوان یك كمد، چندان غیرعادی نیست؛ یك وسیله ذخیره‌سازی برای ذخیره پیغام‌های مهم همكاران، مشتریان و دیگر افراد است. ولی جی‌میل و Outlook.com رویكردهای متفاوتی را برای سازماندهی این پیغام‌ها درپیش گرفتند.

سایت Outlook.com به یك سامانه سنتی فولدرها تكیه كرده كه به كاربر اجازه می‌دهد به تعداد دلخواه خود فولدر ایجاد كرده و آنها را به‌وسیله «كشیدن و رهاكردن» (Drag & Drop) به‌صورت سلسله‌مراتبی مرتب كند. به این ترتیب می‌توانید ایمیل‌های خود را درون این فولدرها قرار دهید. همچنین اوت‌لوك این امكان را می‌دهد تا پیغام‌های خود را دسته‌بندی و از آن برای بازبینی‌های سریع و فیلتر‌كردن فهرست پیغام‌ها استفاده كنید.

جی‌میل مدت زیادی است كه سیستم برچسب‌گذاری و فیلتر‌كردن فولدرهای خود را حفظ كرده است. این سیستم اگرچه فواید خود را دارد، ولی برخی كاربران در مواجهه با آن دچار مشكل می‌شوند. تنظیم آن كمی سخت است ولی قابلیت‌های بی‌نظیر جستجوی جی‌میل عبور از هر مانعی را ممكن می‌كند.باوجود اختلافاتی كه این دو رویكرد با هم دارند، ولی هردو بسیار موثر عمل می‌كنند. بنابراین نمی‌توان به‌طور قطع گفت كدام‌یك بهتر است. پاسخ آن به استفاده كاربر و چگونگی تمایل آن به سازماندهی ایمیل‌ها بستگی دارد.

كنترل و ذخیره‌سازی پیوست‌ها هنگامی‌كه پیغامی حاوی یك فایل ورد (Word) یا پاورپوینت دریافت می‌كنید، با وجود امكانی كه جی‌میل و اوت‌لوك فراهم آورده‌اند، باز‌كردن آن پیوست یك كار بسیار ساده شده است.به‌عنوان مثال برای یك فایل ورد، اوت‌لوك آیكون آشنای ورد را در بالای متن ایمیل نشان می‌دهد. یك كلیك كافی است تا آن سند با فرمت اصلی خود دانلود شود. البته شما این گزینه را هم خواهید داشت كه آن را به‌صورت یك فایل زیپ دریافت كرده یا با كلیك روی «مشاهده آنلاین» آن سند را در برنامه ورد تحت وب مایكروسافت ببینید و براحتی از طریق مرورگر ویرایش كنید.

جی‌میل عملی مشابه را با گزینه‌های «مشاهده» و «دانلود» انجام می‌دهد كه كاربر را به گوگل داكز می‌فرستد. در مورد اندازه فایل‌های پیوست، جی‌میل با یكپارچه‌سازی كه بتازگی با گوگل‌درایو انجام داده، امكان ارسال فایل‌هایی با حجم ده گیگابایت را نیز فراهم كرده است، در حالی كه در Outlook.com می‌توانید فایلی با حجم حداكثر صد مگابایت و درصورت ایجاد یك لینك به حساب اسكای‌درایو، تا ۳۰۰ مگابایت ارسال كنید. جی‌میل فقط ده گیگابایت فضای ذخیره‌سازی در اختیار شما قرار می‌دهد كه در آن‌سوی میدان، مایكروسافت یك جعبه دریافت بدون محدودیت ارائه كرده است.

پیروز میدان در رویارویی‌های كلاسیك مانند مك در مقابل PC، نمی‌توان به‌طور صریح گفت كدام‌یك پیروز شده‌اند؛ در نهایت انتخاب شما به قابلیت‌ و توانایی‌هایی كه بیشتر اهمیت می‌دهید بستگی دارد.جی‌میل و Outlook.com امكان مدیریت كارها و فعالیت‌های شخصی‌تان را با انجام ساده امور، تركیب حساب‌های مختلف و ارتباط آنها با فولدرهایشان به شما می‌دهند. ولی مهم است به‌یاد داشته باشید كه به‌ علت پشتیبانی نكردن Outlook.com از IMAP، كار‌كردن با حساب‌های سازمانی كمی مشكل خواهد بود.

بسیاری جی‌میل را انتخاب می‌كنند ولی Outlook.com هم به‌خاطر ارائه یك تجربه كاربری جذاب و چشم‌نوازتر می‌تواند به‌عنوان جایگزینی شایسته به‌حساب بیاید. شاید كسی بپرسد آیا با سرویس جدید مایكروسافت، كارها انجام می‌شود؟ پاسخ این است، به‌طور قطع؛ بویژه اگر فضای زیادی برای ذخیره‌سازی ایمیل‌ها احتیاج داشته باشید.

از طرفی Outlook.com می‌تواند برای كسب‌وكارهای كوچك‌تر كه به پشتیبانی IMAP احتیاج داشته و تخصص كافی برای كار با Exchange ActiveSync را ندارند مشكلاتی ایجاد كند. درحالی كه جی‌میل با كمك افزونه‌هایی نظیر «Boomerang for Gmail» و «SmartrInbox for Gmail» می‌تواند جعبه دریافت شما را به محل‌های جدید بفرستد. درحال حاضر Outlook.com افزونه‌ای ندارد و به‌همین علت جای تعجب نیست كه Outlook رومیزی قابلیت‌های بیشتر و قوی‌تری را نسبت به Outlook.com ارائه می‌كند.