شغل مسئول دفتر یکی از مشاغل اداری و مهم است که در بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات وجود دارد. مسئول دفتر به عنوان یک رابط بین مدیران، کارمندان و مشتریان عمل می‌کند و امور مختلفی را انجام می‌دهد.

 در بسیاری از موارد، شغل منشی و مسئول دفتر مشابه هم در نظر گرفته می‌شوند، در حالی که این دو از هم متفاوت هستند. مسئول دفتر بسته به سازمان، شرکت و یا صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، ممکن است وظایف مختلفی را برعهده داشته باشد و نقشی کلیدی در حفظ نظم و انسجام در پیشبرد امور دفتری دارد. در این مقاله به بررسی بازار کار و میزان حقوق مسئول دفتر خانم و آقا می‌پردازیم.

مسئول دفتر کیست و چه وظایفی برعهده دارد؟

مسئول دفتر عضوی از تیم مدیریت یا تیم اجرایی یک سازمان یا شرکت است. وظایف و نقش مسئول دفتر مدیر عامل ممکن است در هر سازمان متفاوت باشد، اما در کل می‌توان گفت که مسئول دفتر به انجام وظایف مدیریتی که در رابطه با تسهیل امور روزمره و کارکرد اداری سازمان هستند، مشغول است. یک مسئول دفتر ممکن است در بیمارستان، وزارت نفت، شورای شهر تهران و… استخدام شود و براساس محل فعالیت، وظایف متفاوتی را برعهده خواهد داشت.

مشاهده جدیدترین فرصت های شغلی مسئول دفتر در معتبرترین شرکت ها: https://karbord.io/jobs/ceo-assistant

به‌طور کلی، مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مسئول دفتر در مراکز مختلف، شامل موارد زیر می‌شود:

مدیریت فرآیندهای اداری

مسئول دفتر مسئولیت اداره فرآیندهای اداری سازمان، ازجمله برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، مدیریت تعاملات اداری و انتقال اطلاعات بین اعضای تیم، مدیریت کارکرد سامانه‌های الکترونیکی و نیز نظارت بر هماهنگی و کیفیت اسناد و اطلاعات را برعهده دارد.

پشتیبانی مدیران و تیم اجرایی

مسئول دفتر وظیفه پشتیبانی مدیران و تیم اجرایی را بر عهده دارد. این وظیفه شامل آماده کردن اسناد، گزارش‌ها و اطلاعات مورد نیاز برای مدیران، تنظیم ارتباطات رسمی سازمان (از جمله نامه‌ها، ایمیل‌ها و سایر ارتباطات رسمی)، زمینه‌سازی برای جلسات مدیریتی و دریافت و پاسخ دادن به استعلامات و ارتباطات خارجی می‌شود.

مدیریت امور اداری و تسهیلات

مسئول دفتر نقش مهمی در مدیریت امور اداری و تسهیلات سازمان ایفا می‌کند. این نقش شامل مدیریت نظم دفتر و ارتباطات مؤثر داخلی و خارجی، رسیدگی به امور اداری از جمله سفارش دستگاه‌ها و تجهیزات دفتری، تأمین ضروریات مورد نیاز و مدیریت خدمات ایاب و ذهاب و تأمین امکانات اداری دیگری است که برای عملکرد صحیح سازمان لازم است.

پشتیبانی منابع انسانی

یکی از وظایف مسئول دفتر، پشتیبانی از فعالیت‌های منابع انسانی است. این مسئولیت ممکن است شامل تهیه و تکمیل اسناد منابع انسانی (از جمله مدارک استخدام و قراردادها) و مدیریت ارتباطات بین کارکنان و بخش منابع انسانی باشد.

بطور کلی، مسئول دفتر در هر سازمان نقش مهمی در تسهیل کارکرد اداری و هماهنگی اعضای تیم در امور روزمره دارد. برخی دیگر از وظایف مسئول دفتر عبارتند از:

• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی
• تنظیم جلسات، برنامه‌ریزی و هماهنگی
• ثبت، آرشیو و دسته‌بندی اسناد و مدارک
• تهیه گزارشات، نامه‌ها و اسناد رسمی
• انجام امور حسابداری و مالی

بازار کار شغل مسئول دفتر و چالش‌های آن

وضعیت بازار کار برای مسئول دفتر ممکن است تحت تأثیر عوامل متعددی باشد. در چند سال اخیر، با توجه به پیشرفت فناوری و تغییرات در روند کار و اداره امور، نقش و ضرورت مسئول دفتر نیز تغییر کرده است.

با توجه به رشد صنایع و توسعه سازمان‌ها در سال‌های اخیر، تقاضا برای مسئولان دفتر افزایش پیدا کرده است. این مسئولان معمولاً نقش کلیدی در دستیابی به کارایی و تسهیل فرآیندهای اداری دارند و به همین جهت تمامی شرکت‌ها و موسسات، خصوصا شرکت‌های بزرگ، استخدام مسئول دفتر را برای پیشبرد بهتر امور اداری خود، ضروری می‌دانند.

یکی از مواردی که بر وضعیت بازار کار مسئول دفتر برای کارجویان مختلف اثر گذار است، تخصص و مهارت‌های مورد نیاز در این حوزه است. با توجه به تحولات فناوری، تسهیلات دیجیتالی و نیاز به افزایش بهره‌وری، مسئولین دفتر نیاز به داشتن مهارت‌های متنوعی مانند مهارت‌های مدیریت اطلاعات، تسلط بر نرم‌افزارهای اداری و برنامه‌ها، تسهیل ارتباطات و مهارت‌های سازماندهی دارند. بنابراین، کارجویانی که از مهارت‌های مورد نیاز بازار کار برخوردار باشند، با فرصت‌های شغلی بیشتر و بهتری روبرو خواهند بود.

مساله دیگری که در این بررسی باید در نظر داشت، رقابت در بازار کار است. با وجود تعداد زیاد فارغ‌التحصیلان و افراد توانمند در حوزه مدیریت و اداره امور، رقابت در بازار کار برای مسئولین دفتر بیشتر شده است. داشتن تحصیلات و مهارت‌های مورد نیاز، تجربه کاری قبلی و توانایی‌های فردی، می‌تواند شانس به دست آوردن فرصت‌های شغلی این حوزه در مراکز مهم‌تری مانند شورا شهر را بیشتر کند.

در کل، با توجه به تغییرات سریع در تکنولوژی و نیازهای در حال تغییر سازمان‌ها، مسئولین دفتر باید به‌روز و آماده مواجهه با چالش‌های بازار کار باشند. داشتن ترکیبی از تحصیلات، تجربه کاری و مهارت‌های فردی می‌تواند به کارجویان کمک کند تا در این بازار رقابتی به عنوان یک مسئول دفتر موفق عمل کنند.

میزان حقوق و درآمد مسئول دفتر

میزان حقوق مسئول دفتر به چندین عامل بستگی دارد و درآمد این افراد بسته به این موارد متفاوت خواهد بود. میزان تجربه، مهارت‌ها، محل کار، اندازه سازمان و صنعت، موقعیت جغرافیایی و سطح شرکت، در رقم فیش حقوقی مسئولان دفتر اثر گذار هستند.

میانگین حقوق مسئولان دفتر در سال 1402 در تهران حدود 9 میلیون و 800 هزار تومان و در شهرهای بزرگ در حدود 8 میلیون و 500 هزار تومان است. همانطور که اشاره شد، موقعیت جغرافیایی و جزئیات قرارداد کارجویان نیز روی میزان حقوق دریافتی آن‌ها تأثیرگذار است.

البته باید توجه داشت که این میزان حقوق تخمینی بوده و می‌تواند در هر سازمان و بسته به شرایط خاص، کمتر یا بیشتر باشد. همچنین، نقش و وظایف مسئول دفتر نیز می‌تواند بر میزان حقوق دریافتی او تأثیر بگذارد.

راهکارهایی برای افزایش حقوق مسئول دفتر

همانطور که اشاره شد، میزان حقوق دریافتی یک مسئول دفتر به عوامل مختلفی بستگی دارد. اما راهکارهایی وجود دارند که مسئولان دفتر می‌توانند با بکارگیری آن‌ها، میزان حقوق دریافتی خود را افزایش بدهند. این راهکارها در ادامه آورده شده است.

افزایش تجربه و مهارت‌ها

تردیدی نیست که میزان مهارت و سابقه کار کارجو، در حقوق دریافتی او اثر گذار است. شما می‌توانید با افزایش تجربه و بهبود مهارت‌های خود، ارزش افزوده بیشتری به سازمان ارائه دهید. شرکت در دوره‌های آموزشی، شرکت در کارگاه‌ها و داشتن مطالعه مستقل در حوزه‌های مرتبط می‌تواند کمک کند تا به عنوان یک فرد متخصص در زمینه مدیریت دفتر شناخته شده و حقوق بیشتری دریافت کنید.

ارتقای سطح تحصیلات

اگرچه داشتن مدارک تحصیلی بالا از نیازمندی‌های ورود به این حرفه نیست، اما ارتقای سطح تحصیلات می‌تواند از نظر کارفرما و بسته به سازمان مورد نظر، یک ارزش افزوده برای شما داشته و در نتیجه حقوق بیشتری دریافت کنید.

اثبات توانمندی‌ها

ممکن است شما کار خود را با دریافت حقوقی کمتر از آنچه انتظار داشتید شروع کنید، اما بسته به فرهنگ سازمان، این امکان را خواهید داشت تا با اثبات توانایی‌های خود، مبلغ حقوق دریافتی‌تان را افزایش بدهید.

 با نشان دادن عملکرد برتر خود و دستیابی به نتایج قابل ملاحظه، می‌توانید به کارفرمای خود ثابت کنید که ارزش بیشتری را به سازمان اضافه می‌کنید. این موضوع می‌تواند شامل انجام وظایف به موقع، بهبود فرآیندها، ارائه پیشنهادهایی برای افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد و حل مسائل پیچیده باشد.

کسب مهارت‌های ویژه

به عنوان یک مسئول دفتر، تلاش کنید تا به یک منبع نیازمندی برای سازمان خود تبدیل شوید. این به معنی است که شما می‌توانید با به دست آوردن مهارت‌های ویژه و خاصی که سازمان بدون آن‌ها نمی‌تواند به خوبی عمل کند، به فردی مهم در سازمان تبدیل شوید. به عنوان مثال، مسلط بودن به نرم‌افزارهای کمتر رایج در مدیریت اداری، داشتن تجربه در مدیریت دفاتر متعدد، و یا مهارت‌های سازمانی و ارتباطی خاص، می‌تواند جایگاه ویژه‌ای در سازمان به شما بدهد.

جستجوی فرصت‌های شغلی بهتر

ممکن است باوجود بکارگیری روش‌ها و راهکارهای معرفی شده در این مقاله یا دیگر راهکارها، همچنان از سطح حقوقی خوبی برخوردار نباشید. بسیاری از سازمان‌ها محدودیت‌های مشخصی برای پرداخت حقوق مسئولان دفتر و دیگر سمت‌های شغلی دارند، بنابراین در چنین شرایطی ممکن است نیاز به تغییر شغل یا جستجوی فرصت‌های بهتر در بازار کار داشته باشید.

جمع‌بندی

در این مقاله به بررسی بازار کار و میزان حقوق مسئول دفتر در ایران پرداختیم. همانطور که گفته شد، میزان حقوق و وضعیت بازار کار این شغل به عوامل مختلفی از جمله نوع و اندازه سازمان یا شرکتی که مسئول دفتر در آن مشغول به کار است، سطح تحصیلات، تجربه و مهارت‌های مسئول دفتر و شرایط اقتصادی، سیاسی و اجتماعی بستگی دارد.

به طور کلی، می‌توان گفت که شغل مسئول دفتر یک شغل پایدار و پرتقاضا است که تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها نیازمند آن هستند. همچنین، با پیشرفت فناوری و امکان دورکاری، فرصت‌های شغلی جدیدی برای مسئولان دفتر فراهم شده است.