از جمله اهداف مهم در هر سازمانی این است که بتواند هزینه‌های سازمانی خود را کاهش دهد و سطح بهره‌وری منابع سازمانی را بالا ببرد. این امر امکان‌پذیر نخواهد بود، مگر اینکه از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب که کاملاً هوشمند و سازگار با تمامی نرم افزارهای درون سازمانی محیط کارفرما است، استفاده شود. اما چرا به مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها توصیه می‌شود از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب استفاده کنند؟ با ما باشید تا دلایل آن را برایتان بیان کنیم.

5 دلیل که نشان می‌دهد سازمان شما نیاز دارد از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده کند

در خصوص دلایل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در سازمان‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

این نرم افزار به بهبود ارتباطات سازمانی کمک می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار خودکار سازی امور جاری با استفاده از دیجیتال کردن مکاتبات، به بهبود ارتباطات درون و برون سازمانی یک شرکت کمک می‌کند. یکی از دلایل اهمیت این نرم افزار در سازمان‌ها کمک به تسهیل جریان اطلاعات است؛ چراکه این موضوع در افزایش عملکرد سازمان‌ها نقش مهمی برعهده دارد، مثلاً با استفاده از قابلیت ویدئو کنفرانس، افراد از بخش‌ها و شعب مختلف در یک شرکت می‌توانند به راحتی و بدون نیاز به سفرهای طولانی جلسات کاری خود را تشکیل دهند.

قابلیت ویدئو کنفرانس با کاهش هزینه و زمان ملاقات به بهبود ارتباط درون یا بین سازمان‌ها کمک می‌کند؛ چراکه شرکت کنندگان می‌توانند هر زمان که مشکلی برایشان پیش آمد، بدون اینکه در مورد فاصله یا هزینه نگرانی داشته باشند، به راحتی دور یکدیگر جمع شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری در تسهیل مکاتبات و نامه نگاری‌های سازمانی هم نقش مهمی دارد و با استفاده از آن افراد می‌توانند پیام‌ها را به سرعت تولید و به راحتی برای گیرندگان مختلف ارسال کنند.

این نرم افزار باعث بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شود.

یکی دیگر از دلایل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در سازمان‌ها این است که باعث می‌شود درگیری کارکنان سازمان با کارهای تکراری اداری مثل مرتب سازی اطلاعات مشتریان و ایجاد گزارش کاهش پیدا کند.

مثلاً پلت فرم‌های اتوماسیون اداری با پشتیبانی از فایل‌های صفحه گسترده‌ای همچون اکسل، به ذخیره سازی داده‌های حجیم مشتریان کمک می‌کند. این موضوع به نوبه خود کاغذ بازی را نیز کاهش می‌دهد، چون اطلاعات فقط یکبار جمع آوری شده و بدون نیاز به چاپ دوباره، برای ارجاع بصری ذخیره می‌شود،

بنابراین نه تنها به افزایش حجم کار کمک می‌کند، بلکه باعث نظم بخشیدن محل کار نیز می‌شود. علاوه بر این نرم افزار اتوماسیون اداری باعث کاهش حجم وظایف کارکنان سازمان می‌شود و آنها می‌توانند در طول روز به جای آنکه درگیر انجام کارهای تکراری و خسته کننده شوند،

انرژی خود را صرف کارهای مهم دیگر در سازمان نمایند. معمولاً بیشتر فرایندها در این نرم افزار به صورت خودکار انجام می‌شود، پس دیگر نیازی نیست که برای بعضی از کارها و وظایف در سازمان نیروی انسانی مجزا استخدام شود و همین امر باعث صرفه جویی در هزینه‌های عملیاتی سازمان خواهد شد.

این نرم افزار امکان مدیریت بهتر کارهای تیمی را در سازمان فراهم می‌کند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می‌تواند برای کارهای تیمی در یک سازمان ابزاری بسیار مناسب و مطلوب باشد. این روزها ابزارهای گوناگونی برای کارهای گروهی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و این درحالی است که در نرم افزار اتوماسیون اداری، ابزارهای کار تیمی وجود داشته و شما می‌توانید به راحتی از آنها بهره‌مند شوید.

با استفاده از این سیستم پرسنل و کارکنان یک سازمان در هر موقعیت زمانی و مکانی می‌توانند به تمامی مکاتبات، ایمیل، فکس، تقویم جلسات و … دسترسی داشته باشند و این امر منجر به بهبود کار تیمی آنها خواهد شد.

به بیان دیگر در صورتی که تیم شما بخواهد تمام ابزارهای معرفی شده را در یک محیط کاری داشته باشد و تنها با یک نرم افزار بخواهد به همه ابزارهای کار گروهی دسترسی پیدا کند، می‌تواند با سرعت و کیفیت بیشتری وظایف خود را انجام دهد.

یکپارچه بودن ابزارهای سازمانی، کارایی کارکنان سازمان شما را افزایش داده و باعث کاهش هزینه‌ها، بالا رفتن بهره‌وری و در نهایت سودآوری بیشتر سازمان شما خواهد شد، چون دیگر به ابزارهای متعددی نیاز ندارید و نرم افزارهای مختلف باعث سردرگمی و کلافه شدن اعضای تیم نمی‌شود.

این نرم افزار باعث انجام به موقع کارها در سازمان می‌شود.

یکی از مشکلات مهمی که بسیاری از سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند، فراموش شدن یا به تأخیر افتادن کارها و وظایف است و در صورت عدم وجود یک ابزار مدیریتی کارآمد و مناسب، بعد از مدتی کارهای تعریف شده یا مصوبات تأیید شده در سازمان، لابه‌لای امور روزانه به دست فراموشی سپرده می‌شود یا اینکه افراد سازمان منتظر هستند این امور توسط اعضای دیگر سازمان انجام شوند. بنابراین همیشه کارها یا فراموش شده یا با تأخیر انجام می‌شود.

لذا در چنین شرایطی وجود یک ابزار قدرتمند که بتوان در هر مکان یا هر زمان کارها را به صورت رسمی در آن تعریف کرد و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد یا برای هر کار به طو جداگانه یادآور تنظیم نمود، امری ضروری و مهم خواهد بود.

در این راستا یکی دیگر از دلایل استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب این است که قابلیت گزارش گیری از روند انجام یا تأخیر کارها در این سیستم‌ها وجود داشته و ابزاری مناسب برای مدیران سازمان است تا بتوانند به راحتی در کوتاه‌ترین زمان ممکن در جریان انجام کارهای مختلف قرار بگیرند.

این نرم افزار امکان دسترسی راحت به اطلاعات مورد نیاز را در هر زمانی برای سازمان فراهم می‌کند.

از جمله دیگر مواردی که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند، عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات مورد نیاز است. اطلاعات در سازمان‌ها معمولاً بر روی سیستم شخصی افراد یا به صورت برگه‌های کاغذ موجود در زونکن‌ها و پوشه‌های بایگانی شده یا به صورت‌های دیگر نظیر لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها یا سایر حافظه‌های ذخیره سازی شده وجود دارد.

اما در اغلب موارد پیدا کردن اطلاعات مورد نظر از بین آنها در یک زمان مناسب امری دشوار است و مدیران یا پرسنل سازمان در اکثر مواقع با مشکل روبه‌رو می‌شوند. حتی ممکن است در شرایطی خاص، دسترسی سریع و راحت به برخی از اطلاعات ضروری وجود نداشته باشد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران می‌شود.

در این راستا بهتر است بدانید که یکی از کاربردها و موارد استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب این است که این نیازهای ضروری سازمان را برطرف کند. این نرم افزارها در واقع ابزارهایی هستند که به وسیله آنها سازمان به راحتی می‌تواند به اسناد، نامه‌ها، مدارک مهم، قراردادها، صورت جلسات و دیگر اطلاعات که به صورت کاملاً اصولی ذخیره شده‌اند، در کوتاه‌ترین زمان ممکن دسترسی داشته باشد.

از کدام شرکت بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را خریداری کنیم؟

نقش و دلیل استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب در یک سازمان بیشتر از آن چیزی است که به نظر می‌رسد. در واقع اتوماسیون اداری پایه و اساس خودکار سازی امور و وظایف در کسب و کارها بوده و از ویژگی‌های بارز این سیستم می‌توان به قابلیت تبادل اطلاعات و ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمانی اشاره نمود.

در صورتی‌ که شما هم به دنبال بهترین اتوماسیون اداری تحت وب هستید، ما به شما سیستم اتوماسیون اداری شرکت نرم افزاری یگانه را پیشنهاد می‌کنیم.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه را انتخاب کنم؟

به دلیل وجود امکانات فوق‌العاده این نرم افزار از جمله:

* دسترسی راحت به کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری

* خدمات و پشتیبانی رایگان به مدت یک سال به همراه ارتقاء سیستم‌های تحت وب

* تضمین کیفیت و امنیت اطلاعات

* ارائه نمودن قیمتی متناسب با کیفیت محصولات و خدمات از سوی شرکت

* خدمات پشتیبانی حضوری و آنلاین در زمینه نصب و آموزش رایگان

شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه به وب‌سایت رسمی این شرکت مراجعه نمایید.