مدیران کاربلد و مدیریت عالی کارهای روزانه 

مدیر باید بتواند به نحو فوق العاده کارهای روزمره شرکت و آلبوم را برنامه ریزی کند تا به همه ي آنها به نحو خوبی رسیدگی شود. شناخت برترین روش برای ساماندهی to-do فهرست امری دشوار هست. نوشتن و ذخیره کردن چندین صفحه در دفترچه یادداشت موبایل، کار با اسلک «Slack» و ترلو «Trello» و یا بهره گیری

از تعداد زیادی نرم افزار to-do فهرست که هیچگاه هیچکدام از کارها در این فهرست ها تیک نمی خورند، روش‌هایي میباشند که بطور معمول انجام میدهیم. امیر صالحفندیک، مدیرعامل بهره وری استارتاپ Doist، می گوید: «چیزی که اکثر از یک اپلیکیشن اهمیت دارد، وجود یک سیستم قابل اعتماد هست که به شما کمک میکند کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بدون احساس سردرگمی چند وظیفه را در یک زمان انجام دهید.».

کمپانی Fast با 10 مدیرعامل درمورد نحوه مدیریت وظایف هرروز و هفتگی‌شان گفتگو کرده هست. اگرچه اولویت‌هاي این 10 مدیر متفاوت هست، اما همۀ آنها روند کار خود را بر زمینه نیازهای روز خود مرتب میکنند.هدف تعداد زیادی از مدیران این هست که تا حد ممکن to-do فهرست خود را خلاصه کنند تا وظایف یک روز به روز بعدی به تعویق نیفتد.

راشل بلومنتال، مدیر عامل Rockets of Awesome، همه ي اولویت‌هاي هرروز خود را روی یک برگه به صورت فشرده و با دست خطی ناخوانا می نویسد.او مهم ترین کارهایی که در یک روز باید انجام دهد را روی دست خود، فاصله بین انگشت شست و اشاره مینویسد. «این روش باعث می شود تمام روز به آن نگاه کنم و فراموش نکنم».

اسکات تانن، مدیرعامل کمپانی کالای خواب لوکس Boll & Branch نیز همانند بلومنتال از یادداشت تنها در مواقع ضروری بهره گیری میکند. در غیر اینصورت و مواقع غیر ضروری خودش را با نوشتن به زحمت نمی‌اندازد. او میگوید: «به ندرت چیزی را می نویسم، همه ي چیز را در حافظه‌ام نگه می‌دارم. اغلب چیزی را فراموش نمیکنم».

اجازه دهید اینباکس شما راهنمایتان باشد

در حالی‌که بعضی از مردم از اورنوت، گوگل کیپ و یا ازاپلیکیشن‌هاي یادداشت برداری بهره گیری می کنند، تعدادی از مدیران مانع بهره گیری از فهرست‌هاي دست نویس می شوند و در عوض از اسلک یا ترلو برای مدیریت کارهایی که باید انجام شود بهره گیری می کنند. دان تران، مدیرعامل دفتر مدیریت استارتاپ Q گفت: «من از ایمیل ستاره‌دار در جیمیل بعنوان یک to-do فهرست بهره گیری میکنم و معمولا عصر و آخر هفته را به بازبینی ایمیل‌هاي تلنبار شده میگذرانم».

شیوانی سیرویا، مدیرعامل استارتاپ فینتک Tala، از اینباکس و اسلک بعنوان یک to-do فهرست بهره گیری می کند؛ اگر پیام یا ایمیل ستاره‌داری وجود داشته باشد یعنی کاری باقی مانده هست که باید انجام شود.

پررنا گوپتا، مدیر عامل اپلیکیشن Hooked، نیز از اینباکس خود بعنوان یک to-do فهرست بهره می برد. او ایمیل‌هایي راکه لازم هست به آنها پاسخ دهد را Unread میکند و با بهره گیری از گوگل ریمایندر ایمیل‌هایي راکه زمان در آنها تعیین کننده هست را اولویت بندی میکند. اما با این حال قبول دارد که گاهی اوقات این عمل کافی نیست.

«اگر بطور اتفاقی چندین ایمیل تلنبار شوند یک فایل متنی بدون اسم می‌سازم و لیستی از کارهای در حال اجرا را در آن نگه میدارم. اما بطور کلی سعی می کنم این فایل متنی را بدون ذخیره کردن رها کنم که این کار من را وادار میکند تا همه ي کارها را در زمان مشخص انجام بدهم».
برای تعداد زیادی از مدیران، ساده بودن فهرست‌هاي دستی و جدول‌هاي کاری باعث میشود که وقتی با تعداد انبوهی از اپلیکیشن‌هاي مدیریت وظایف روبرو می شوند، دوباره به آنها روی آورند. سیرویا میگوید او از اپلیکیشن‌هاي یادداشت برای فهرست کارهای فوری و از گوگل داک برای کارهای طولانی مدت بهره گیری می کند.

با این حال، همانند بلومنتال و تانن او ترجیح می دهد مابقی کارهای خود را با کاغذ انجام دهد. سیرویا میگوید: «مزیت‌هاي سیستم دیجیتالی را به خوبی میدانم ولی هنوز هم فهرست کاغذی برایم مفیدتر هست».

تد شرافت، مدیرعامل یک شرکت نرم افزاری، یک فهرست دست نویس از کارهای هرروز‌اش که می‌بایست انجام شوند را پیش خود نگه می‌دارد، چری رابینسون، مدیر عامل استارتاپ مسافرتی Tastemakers Africa، از یک پلنر دست نویس برای انجام کارهای کوتاه مدت بهره گیری می کند. تران تعدادی از کارهای مهمتر

و با اولویت بالاتر را پرینت می گیرد. «من دفترچه‌اي را همه ي وقت همراه خودم نگه می‌دارم تا کارهایی که باید پیگیری شوند را به یاد داشته باشم». او همین طور در ادامه می گوید یک دفترچه دومی هم دارم تا ایده‌هاي بزرگی که به ذهنم میرسد را یادداشت کنم و در زمان مناسب و با فکر باز مرور کنم.

بعضی مدیران از کمک‌هاي دیجیتال در قالب دستیار دیجیتالی بهره گیری می کنند. حتی تانن هم که به قدرت ذهن در حفظ و به یادآوری ایمان دارد، تعدادی از کارهای خود را به دستیار هوش مصنوعی خود می‌سپارد. از سوی دیگر، بلومنتال و تران دستیارانی دارند که به برنامه ریزی و مدیریت زمان کمک می کنند. بلومنتال می گوید: «روزی که اختیار تقویمم را به دستیارم دادم روزی بود که 40 درصد از زمانم بهم برگشت».

با همۀ این توضیحات، اگر شما زمان خود را به درستی مدیریت نکنید to-do فهرست بی ارزش هست. یونها کیم، مدیرعامل اپلیکیشن Habit می گوید: «یکی از اسرار کار من این هست که برای خودم محدودیت زمانی ایجاد میکنم. در استارتاپی مثل شرکت ما، همۀ وقت} فهرست‌هاي بلند بالایی از کارها داریم و امکان این که یک پروژه تنها در یک جلسه به اتمام برسد وجود ندارد».

 به گزارش پارس ناز پی بردن به نحوه کار این فهرست‌ها که قرار هست برای شما موثر باشند مهارتی هست که حتی باتجربه‌ترین مدیران هم می‌بایست زمانی را صرف آن کنند. به عبارت دیگر این که صبور باشید. ریانا لین، مدیرعامل شرکت نرم افزاری صنایع خوراکی «FoodTrace» به این نکته اشاره دارد که:« برای این که یک مدیر پیروز شوید،

مدیریت روند کار هرروز و to-do فهرست ماه‌ها و یا حتی سال‌ها ممکن هست طول بکشد». او همین طور ادامه داد باید به چیزهایی که هیچوقت در فهرست کارهای روانه‌تان جایی ندارند مثل مراقبت از خود، اهمیت داد و آنها را در اولویت گذاشت. غذای مفید و خواب مناسب کلید همۀ اینهاست.